Actualización control registro y documentos sgc mantenimiento (página 2)

Las auditorías de tercera parte son realizadas por organizaciones externas independientes. Dichas organizaciones, usualmente acreditadas, proporcionan la certificación o registro de conformidad con los requisitos contenidos en normas tales como la Norma ISO 9001.

3.3 NORMA VENEZOLANA COVENIN ISO 9001:2000. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Cláusula 4.2.3 Control de los documentos (requisitos):

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documentos y debe controlarse de acuerdo en los requisitos citados en 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.

g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantenga por alguna razón.

3.4 DOCUMENTACIÓN

Valor de la Documentación

La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de

la acción. Su utilización contribuye a:

• a. Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

• b. Proveer la formación apropiada.

• c. La repetibilidad y la trazabilidad.

• d. Proporcionar evidencias objetivas.

• e. Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad.

La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser una actividad que aporte valor.

Tipos de documentos utilizados en los Sistemas de Gestión de la Calidad

Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la calidad:

• a) Documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización; tales documentos se denominan manuales de la calidad;

• b) Documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico; tales documentos se denominan planes de la calidad;

• c) Documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan especificaciones;

• d) Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales documentos se denominan guías;

• e) Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos;

• f) Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos; tales documentos son conocidos como registros.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la organización, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

3.4.1 Requisitos de la documentación

Generalidades

La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir:

• a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.

• b) Un manual de la calidad.

• c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional.

• d) Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

• e) Los registros requeridos por esta Norma Internacional.

NOTA 1 Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido.

NOTA 2 La extensión de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad puede diferir de una organización a otra debido a:

• a) El tamaño de la organización

• b) La complejidad de los procesos y sus interacciones, y

• c) La competencia del personal.

NOTA 3 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

3.4.2 Orientación Acerca de los Requisitos de Documentación de la Norma ISO 9001:2000

A continuación se indican algunos de los objetivos principales de la documentación de una Organización, tenga o no implementado un SGC formal:

a.- Comunicación de la información, como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información. El tipo y la extensión de la documentación dependerán de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su cultura.

b.- Evidencia de la Conformidad, aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

c.- Compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización.

3.5 TÉRMINOS RELATIVOS A LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS.

Información

Datos que poseen significado.

Documento

Información y su medio de soporte.

Archivo Activo

Tipo de archivo en el que los documentos se mantienen disponibles en el área de trabajo para cualquier requerimiento, para lo cual se define un tiempo de retención.

Archivo Inactivo

Tipo de archivo en el que se disponen los documentos que ya no son requeridos de manera inmediata o no vigentes (archivo muerto).

Auditoria de la Calidad

Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los

resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y si su implantación ha sido efectiva para alcanzar los objetivos propuestos.

Auditoria Interna del Sistema de Gestión de la Calidad de CVG EDELCA

Auditoria interna realizada por la División de Desarrollo de la Organización de CVG EDELCA para verificar la conformidad de los Sistemas de Gestión de la Calidad adoptados por las Unidades Organizativas de CVG EDELCA.

Coordinador del SGC

Es la persona de la unidad organizativa, que adopta un Sistema de Gestión de la Calidad, designada por el Gerente de Dirección o División respectiva o el Presidente, para que, además de sus funciones ordinarias, ejecute la función de mantener todo lo referente a la calidad en su unidad respectiva.

Desincorporación de Registros

Se refiere a la exclusión del Sistema de Gestión de la Calidad de los registros identificados como obsoletos.

Desincorporación de Documentos

Se refiere a la exclusión de los documentos identificados como obsoletos, del Sistema de Gestión de la Calidad.

Distribución Controlada

Control sobre el documento en cuanto a su entrega y distribución a efectos de mantener informados a los interesados de los cambios a los que son sometidos los mismos.

Distribución No Controlada

Distribución que no sigue los controles de la distribución de documentos del sistema de gestión de la calidad. En este caso la entrega y distribución del documento se refleja en el formulario "Lista de Distribución", a efectos de mantener el registro de su entrega, pero no con el fin de informar de los cambios a los que son sometidos los documentos a las personas que lo reciben.

Documentos Adicionales

Aquellos documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, que se identifican en las unidades organizativas que lo adoptan y que no están descritos en el procedimiento Control de Documentos el Sistema de Gestión de la Calidad, código PRO-160-001.

Documento Controlado

Documento que pertenece al Sistema de Gestión de la Calidad y sigue los controles definidos en el procedimiento Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, código PRO-160-001, para los documentos del sistema de gestión de la calidad y los requisitos generales de los documentos del sistema de gestión de la calidad.

Documento Externo

Documento de origen externo que apoya el sistema de gestión de la calidad de la unidad organizativa que adopte un sistema de gestión de la calidad, tales como: normas, decretos y leyes. Son tratados como documentos no controlados y sólo se controla su distribución.

Documento No Controlado

Documento que pertenece al sistema de gestión de la calidad pero no sigue los controles definidos en el procedimiento Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, código PRO-160-001. Si aplica, se controla su distribución.

Documento Obsoleto

Documento no vigente en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Documento Vigente

Se refiere a la última versión aprobada del documento.

Formulario

Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión de la calidad.

Hallazgos de la Auditoria

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.

Información del Sistema de Gestión de la Calidad

Son todos aquellos datos que poseen significado y que sirven de soporte al Sistema de Gestión de la Calidad.

Instrucciones de Trabajo

Descripciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas.

Lista Maestra de Documentos

Formulario que contiene los documentos que forman parte del sistema de gestión de la calidad.

Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

Compendio de los documentos obligatorios del sistema de gestión de la calidad.

Medios de Archivo

Mecanismos de archivo estipulados para conservar los documentos, tales como: carpeta de palanca, carpeta de tres aros, carpeta colgante, disco duro, disquete y disco compacto (CD) entre otros.

Medio Electrónico

Es el medio, mediante el cual, la información generada en el Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Planta Macagua, se registra en forma electrónica (Disco duro, Memoria extraíble, Disquete, CD, otros dispositivos de almacenamiento electrónico).

Medio Formulario Impreso

Son todos aquellos formularios que se utilizan para registrar en forma manual cualquier información generada en el Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Planta.

Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA

Es un instrumento práctico que ayuda a las organizaciones a establecer un Sistema de Gestión de la calidad apropiado, midiendo en que punto se encuentran dentro del camino hacia la excelencia y analizando las diferencias que puedan existir dentro de la organización para alcanzarla.

Organismo Certificador

Es un organismo independiente encargado de realizar una auditoria con el fin de inscribir en un registro el Sistema de Gestión de la Calidad del Auditado.

Procedimiento Documentado

Procedimiento que se ha establecido, documentado, implementado y mantenido.

Producto o Servicio No Conforme

Producto o servicio que no es conforme con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

Registro de la Calidad

Todo documento, sea: formulario, boletín, informe, recibo, etc. que proporcione resultados o evidencia(s) de actividad(s) efectuada(s) o en progreso.

Tiempo de Retención

Tiempo en que los documentos permanecen en el archivo activo o inactivo.

Tiempo de Disposición

Estilo en el cual el documento es desincorporado del Sistema de Gestión de la Calidad cuando cese la vigencia de tiempo en el archivo activo o inactivo. (Destrucción manual, maquina destructora de papel, borrado electrónico, respaldo electrónico entre otros).

3.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Es la parte del sistema de gestión de una organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los Objetivos de la Calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda.

A continuación se detalla Información relevante que permite plantear material teórico con respecto al tema de estudio, extraída de la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001 (Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos).

Requisitos generales

La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

La organización debe:

• a) Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.

• b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.

• c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.

• d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.

• e) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

• f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

En este capítulo se detalla el conjunto de técnicas e instrumentos, que se utilizan para el planteamiento de las hipótesis y calculo de las variables, que tiene la finalidad de desarrollar un estudio analítico y critico que indica la manera mas organizada de los procedimientos a seguir para así llegar a la solución del problema por medio de estrategias, métodos y técnicas sobre el tema propuesto, así también estas técnicas que se han de utilizar en la recolección de información y las posibles soluciones para solventar de manera eficiente el problema.

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

4.1.1 Descriptiva

Según el nivel de conocimientos a obtener con la investigación es de tipo Descriptiva; porque los estudios descriptivos "miden, evalúan o recolectan datos sobre diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Desde el punto de vista científico, describir es recolectar datos" (Hernández, Fernández, Baptista, 2003, p.117). Estos autores consideran que en un estudio descriptivo se seleccionan una serie de aspectos y se mide o recolecta información sobre cada una de ellos para apoyar la investigación. Se considera que esta investigación es de carácter descriptivo porque se basará en el estudio y evaluación del sistema de control de registros y el control de documentos que hacen referencia al SGC desarrollados en el Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua, con el fin de lograr su actualización. Tamayo y Tamayo (1997) define en su texto que la investigación descriptiva es aquella que:

…comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual y la composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre una persona, grupo o cosa que se conduce o funciona en el presente. La investigación descriptiva trabaja sobre realidades hechas y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta. (p. 54).

4.1.2 Aplicada

Según su propósito el tipo de investigación es aplicada. "Este tipo de Investigación se dirige fundamentalmente a la resolución de problemas". (Hurtado León, I.; Toro Garrido, J. 1998).

La Investigación es de tipo Aplicada, ya que está dirigida a resolver el problema existente y realizar la actualización del control de registros y el control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA.

4.1.3 Documental

Según la estrategia empleada para la recopilación de información la

investigación es de tipo Documental. Debido a que este tipo de investigación se centra en "el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados, por medios impresos, audiovisuales o electrónicos" (UPEL, 2003, p.15). Se establece este tipo de investigación para este estudio, porque se fundamentará en la revisión detallada de fuentes bibliográficas y documentos, manuales e instrucciones que rigen en materia de manejo de documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad, tales como: Normas Internacionales COVENIN de la serie ISO 9000, documentos pertenecientes al SGC, los cuales servirán de guía para el análisis de la información y la implementación de mejoras de los procesos realizados en el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua de CVG EDELCA.

4.2 POBLACIÓN

La población, "Se refiere a un conjunto de elementos, seres o eventos concordantes entre sí en cuanto a una serie de características, de las cuales se desea obtener alguna información." Arnau, 1980. Y según Mason, Lind y Mashal (2000), "población es el conjunto de todos los posibles individuos, objetos o medidas de interés " (p. 7).

De acuerdo a los objetivos general y específicos planteados en la presente investigación es necesario conocer el área donde se realizó dicha investigación, el objeto de estudio es la actualización del Control de Registros y el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que pertenecen al Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA, y por consiguiente la población viene siendo representada por el archivo electrónico que contiene el Control de los Registros y el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad pertenecientes al Departamento Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua.

4.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La recopilación de datos es la parte de la investigación que sucede una vez que se realizó el planteamiento del problema, es decir, una vez que se establecieron los elementos que determinan lo que se va a investigar, se realiza la recopilación o recolección de datos. Entre estos tenemos:

• Análisis Documental.

• Entrevistas.

• Material Bibliográfico

• Computador con conexión a Internet

• Software Windows XP

4.3.1 Análisis documental

La revisión documental, por su parte, se empleó a través del desarrollo del proceso de investigación, que se llevó a cabo y se refiere a la recopilación de información requerida para conocer minuciosamente la situación planteada en el estudio, donde se revisaron textos, informes de gestión, las evaluaciones anteriores y actuales de las actividades en el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua.

4.3.2 Entrevistas

Se realizaron varias entrevistas con preguntas no estructuradas, es decir, una conversación con el personal que elaboró cada uno de los archivos pertenecientes al Sistema de Gestión la Calidad y al Coordinador de Calidad del Dpto. encargado de la actualización de las Listas Maestras del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua (MCIM), con el fin de recopilar toda la información necesaria. Y para facilitar la obtención de información, opiniones y conocimientos técnicos, se realizaron entrevistas al personal que trabaja en el área (Jefe de Departamento, Ingenieros, Licenciados, y Secretaria)

Este tipo de instrumento es muy importante ya que permite conocer los hechos a través de la comunicación con los empleados del Departamento, logrando obtener datos precisos para apoyar la investigación.

4.3.3 Material Bibliográfico

Para el desarrollo de todo estudio es preciso revisar todas las fuentes documentales que sirven de soporte, es por ello que en esta indagación se recurrió a consultar, diferentes textos, folletos, trabajos de grado, guías, instrucciones, manuales, glosarios, programas, lineamientos entre otros, en donde todos ellos fueron de gran ayuda para permitir la realización de este trabajo, ya que se obtuvo conocimiento previo o soporte bibliográfico vinculado al tema de la actualización del control de registros y documentos del departamento de MCIM. Según Méndez (Metodología) afirma "La consulta de las fuentes remitida a las bibliotecas, obras y autores que traten sobre el tema objeto de estudio" (Pág. 88)

4.4 FUENTES DE INFORMACIÓN

Para llevar a cabo esta investigación fue necesario consultar una serie de fuentes que se describen a continuación:

• Documentos del SGC, fue necesaria la consulta de los documentos pertenecientes al SGC, como el Glosario, la Norma COVENIN ISO 9001:2000, Control de Documentos del SGC de la División de Planta Macagua, Control de Registros, Manual del SGC; entre otros.

• Archivo Técnico, para indagar toda la documentación referente a la empresa sobre el sistema de gestión de la calidad y trabajos de investigación anteriores (Tesis, Informes e Instrucciones).

• Internet, para buscar información acerca del SGC, metodología, manejo de documentos y archivos, normas, tipos de investigación; entre otros.

• Intranet, página perteneciente a CVG EDELCA; para obtener toda la información de la empresa.

• El Personal del Departamento de MCIM, para consultar sobre el proceso que se realiza dentro del Departamento

• Tutor Académico, par aporte de conocimientos al planteamiento y desarrollo del informe, además de su evaluación del informe final de pasantía por parte de la Universidad.

• Tutor Industrial, para plantear, ayudar y colaborar en todo lo referente al desarrollo de la investigación.

4.5 MATERIALES UTILIZADOS

• Lápiz y papel: Para realizar anotaciones en las entrevistas y para anotar los borradores de los capítulos del informe.

• Computadora: Para la actualización del control de registros y documentos, investigaciones en paginas Web y transcripción del trabajo final.

• Pen Drive o Memoria 1 GB: Para almacenar la información concerniente al trabajo realizado. y para el respaldo de la investigación.

• CD y Diskette: para el almacenamiento de la información referente al tema de investigación.

4.6 PROCEDIMIENTO

Para realizar la actualización del control de registros y documentos se presenta de manera estructurada, de acuerdo a los objetivos establecidos y el plan de trabajo para llevar a cabo la ejecución de las tareas, se hace un seguimiento a las actividades descritas:

• 1. Revisión de la bibliografía disponible para definir los elementos teóricos relacionados con el tema a estudiar.

• 2. Definición y formulación el problema.

• 3. Delimitación del tema seleccionado.

• 4. Formulación de los objetivos generales y específicos de la investigación.

• 5. Ubicar los registros y documentos que van hacer reordenados.

• 6. Formular las mejoras al Sistema de Gestión de la Calidad con respecto al control de registros y control de documentos.

• 7. Actualizar el control de registros y el control de documentos del SGC.

• 8. Elaboración del informe de investigación.

• 9. Presentación del informe final de investigación

CAPÍTULO V

Situación actual

• ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL

El Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación (MCIM) de la División Planta Macagua de CVG EDELCA, posee un rol muy importante dentro de la empresa, ya que es el encargado de gestionar las actividades de mantenimientos de los equipos y sistemas electrónicos de instrumentación y control, requeridos para la producción de potencia y energía asociada a la Central Hidroeléctrica Macagua. Este Departamento también desempeña actividades administrativas, de control de gestión y mantenimiento en conjunto con la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) ISO 9001:2000, impulsando de esta forma las actividades, los cambios y las nuevas metodologías para el Departamento de MCIM con el fin de lograr el mejoramiento continuo en la empresa.

Actualmente el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación trabaja bajo los requerimientos del SGC de la División de Planta Macagua, este requiere ser dirigido y controlado en forma sistemática y transparente; lo cual se logra actualizando los procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo a la NVC ISO 9001:2000.

El Control de Registros y el Control de Documentos que posee el Departamento de MCIM se encuentra desactualizado ya que el tiempo de retención de muchos archivos a culminado y se deben cambiar a la carpeta de archivos inactivos; se presentan documentos que no se encuentran ubicados en la lista maestra y deben ser ordenados y colocados en dicha lista para mantener una buena organización de los archivos existentes en el sistema; también se encuentran documentos que deben ser desincorporados del control de registros porque son documentos que no pertenecen a dicho registro ya que son registros que le pertenecen a otros Departamentos. Por lo tanto en el Departamento de MCIM surge la necesidad de actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos para poder eliminar los hallazgos que puedan presentarse en las próximas auditorias y de esta manera contribuir con el mejoramiento continuo de la empresa.

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

Para realizar la actualización del Control de Registros y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo a la Norma Venezolana COVENIN (NVC) ISO 9001:2000, concernientes al Departamento. de Mantenimiento Control e Instrumentación (MCIM) de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA, es necesario identificar y analizar la situación actual de los registros y documentos existentes en el Departamento , con el fin de establecer la eficaz planificación, operación y control de sus procesos y registros .

6.1 ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL A TRAVÉS DE LA MATRIZ FODA

En primera instancia fue necesaria la aplicación del Análisis FODA, una de las herramientas de análisis esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de mejora.

Esta herramienta de análisis permitió lograr los siguientes objetivos:

• Conocer la realidad de la situación.

• Permito visualizar el panorama de la situación en estudio.

• Visualizar la determinación de políticas para atacar debilidades y convertirlas en oportunidades.

Para su aplicación se siguieron con los siguientes pasos:

• Elaborar el Diagnóstico, enlistando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que influyen sobre la situación estudiada.

Tabla # 2. Diagnostico de la Matriz FODA

(Fuente: Elaboración Propia)

• Formar la Matriz FODA indicando las cuatro estrategias alternativas conceptualmente distintas.

Tabla # 3. Estrategias y alternativas de la Matriz FODA

(Fuente: Elaboración Propia)

Análisis de la Matriz FODA

Tabla # 4. Matriz FODA

(Fuente: Elaboración Propia)

6.2 ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

En el control de registros están establecidos los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros que proporcionan evidencia de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Este control es aplicable a los registros requeridos por la NVC-ISO 9001:2000, y a los generados en las actividades que se realizan en respaldo a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Los registros generados por los sistemas automatizados utilizados para la planificación, operación, mantenimiento y control de los procesos son codificados y controlados por el propio sistema de manera que este garantiza su vigencia. Los registros de la calidad son controlados de la siguiente manera:

• Su identificación, revisión y estado, entre otros, especificado en los formularios Lista Maestra de Documentos FOR-SGC-001 y Lista de Revisión de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad FOR-SGC-003.

• Su almacenamiento, tiempo de retención en archivo activo o inactivo, disposición, ubicación y archivo están definidos en los formularios Control de los Registros de la Calidad FOR-SGC-002 y Lista de Archivo de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad FOR-SGC-005.

• Los registros tanto físicos como electrónicos están protegidos para evitar su perdida.

• La unidad organizativa puede establecer en forma documentada criterios especifico para la protección y archivo de los registros.

• La distribución de formularios controlados del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza utilizando la Lista de Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad FOR-SGC-004 o cualquier otro mecanismo (físico o electrónico).

El Control de Registros del Departamento de MCIM está regido bajos los procedimientos establecidos por la División de Desarrollo de la Organización, teniendo como caratula principal la siguiente presentación:

Figura # 8. Caratula Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad

Fuente: División de Desarrollo de la Organización.

En el Control de Documentos se establecen los controles necesarios para la elaboración, aprobación, revisión, actualización, identificación, distribución, legibilidad, y manejo de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad de CVG EDELCA.

Todos estos procedimientos se aplican para los documentos requeridos por la NVC-ISO 9001:2000, y a los elaborados en respaldo a los procesos y actividades que se realizan en las Unidades que adoptan el Sistema de Gestión de la Calidad. La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad puede presentarse en cualquier tipo de medios, tales como papel o medios electrónicos.

Los documentos generados por los Sistemas automatizados utilizados para la planificación, operación, mantenimiento y control de los procesos, son codificados y controlados por el propio sistema, de manera que este garantiza su vigencia.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son controlados de la siguiente manera:

• Los tipos de documentos que comprenden el Sistema de Gestión de la Calidad son los siguientes:

– Manual de la Calidad – Documentos de Origen Externo

– Política de la Calidad – Instrucciones de Trabajo

– Objetivo de la Calidad – Instrucciones de Trabajo Comunes

– Mapa de Procesos – Formularios Obligatorios

– Mapa de Relaciones – Formularios y Registros

– Diagrama de Caracterización – Formularios y Registros Comunes

– Procedimientos Obligatorios – Documentos Adicionales

– Procedimientos Comunes – Documentos Adicionales Comunes

– Procedimientos Internos

• La presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están normalizados según la NVC-ISO 9001:2000

• Los documentos deben ser codificados en estricto orden y de manera invariable.

• Los documentos asociados al Sistema de Gestión de Mantenimiento SAP, son de uso común y obligatorio.

El Control de Documentos del Departamento de MCIM está regido bajos los procedimientos establecidos por la División de Desarrollo de la Organización, teniendo como caratula principal la siguiente presentación:

Figura # 9. Caratula Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Fuente: División de Desarrollo de la Organización.

6.3 ARCHIVOS REQUERIDOS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM.

En el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua, se lleva el Control de Registros y el Control de Documentos a través de formularios que contienen los documentos del SGC.

– En la Lista Maestra se encuentran trescientos un (303) Documentos, equivalentes al 100 % y están compuestos de la siguiente manera:

Figura # 10. Porcentaje de Documentos encontrados en la Lista Maestra

(Fuente: Elaboración Propia)

-En el Control de Registro de la Calidad se encuentran doscientos ochenta y cuatro (284) Registros, equivalente al 100 %. Conformados de la siguiente manera:

Figura # 11. Porcentaje de Documentos encontrados en el Control de Registro de la Calidad.

(Fuente: Elaboración Propia)

– En la Lista de Revisión de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran todas las revisiones existentes, y se hallan (303) documentos, equivalente al 100 %. Conformados de la siguiente manera:

Figura # 12. Porcentaje de Documentos encontrados
en la Lista de Revisión del SGC.

(Fuente: Elaboración Propia)

6.4 PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECER LAS MEJORAS AL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM.

• 1. Ubicar toda la documentación referente al SGC del Dpto. de MCIM, para esto fue necesaria la revisión detallada de todas las carpetas del Departamento y de las Secciones, para encontrar todos los archivos en físico vinculados al SGC y de esta manera conocer su ubicación y sus códigos.

• 2. Una vez conocida la documentación a la cual hace referencia el SGC, se debe ejecutar la actualización de la Lista Maestra, la Lista del Control de Registros de la Calidad y la Lista de Revisión de los Documentos del SGC, para ello es necesario ubicar el archivo electrónico donde se lleva todo el Control de Registros y Control de Documentos del Departamento para tenerlo como soporte al actualizar la documentación referente al SGC.

• 3.  El Control de Registros y el Control de Documentos del Departamento de MCIM, es manejado bajo un programa informático llamado OpenOffice (Linux) donde se encuentran cuatro formularios (Lista Maestra, Control de Registros de la Calidad, Lista de Revisión de los Documentos del SGC y Lista de Distribución de los Documentos del SGC), en los cuales se encuentran diversos documentos, que son necesarios para verificar si los mismos se encuentran en el Departamento de MCIM.

• 4. Para empezar actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos del SGC, se debe realizar una revisión exhaustiva de todos los documentos que se encuentran en físico pertenecientes al Departamento , para verificar el código, la revisión, el nombre, la fecha de emisión y la ubicación del documento, y de esta manera ir avanzando en el proceso de actualización.

• 5. Existen documentos que han sido extraviado, que su tiempo de retención en archivo activo a culminado y otros que tienen revisiones nuevas; debido a esto es necesario imprimir las nuevas revisiones del documento e incluirla en las carpetas del Departamento e informar al personal que existe una revisión nueva del documento.

• 6. Alguna parte de la documentación perteneciente al SGC no se localizaba en físico; para ejecutar la actualización, fue necesaria la ubicación del responsable que elaboro o actualizó la última revisión del documento y hacer la solicitud para que facilitara el archivo en digital, ya que los archivos pueden encontrarse en físico, electrónico o físico-electrónico. Para luego proceder a la verificación del código, nombre, ubicación, revisión y fecha de emisión para culminar con la Actualización del Control de Registro y Control de Documentos del SGC.

6.5 ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE MCIM

El Control de Registros y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad es llevado a cabo por medio de formularios los cuales cada cierto tiempo son actualizados; anteriormente la Lista Maestra de Documentos era llenada a través del formulario con revisión número cuatro (4), y para la actualización realizada se utilizo la revisión número cinco (5) del formulario; el Control de Registro de la Calidad era llenado a través del formulario con revisión número tres (3) y para la actualización se utilizo la revisión número cuatro (4) del formulario; la Lista de Revisión de Documentos del SGC era llenada por medio del formulario con revisión número cuatro (4), y para la actualización se utilizo la revisión número cinco (5) del formulario. A continuación se presenta una pequeña muestra de las revisiones anteriores y de las revisiones actualizadas del control de registro y control documentos del SGC del Departamento de MCIM:

Lista Maestra. Revisión: 4

Fecha:_________

Código de la Unidad:___654___

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Lista Maestra (Actualizada). Revisión: 5

Fecha:______

Código de la Unidad:_654_

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Control de Registro de la Calidad. Revisión: 3

Fecha: __________

Código de la Unidad: ___654___

CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD

Control de Registro de la Calidad (Actualizado). Revisión: 4

Fecha: __________

Código de la Unidad: ___654___

CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD

Lista de Revisión de Documentos del SGC. Revisión: 4.

Fecha: __________

Código de la Unidad: ___654___

LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Lista de Revisión de Documentos del SGC (Actualizada). Revisión: 5.

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LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Cabe destacar que el Control de Registro y el Control de Documentos del SGC del Departamento de MCIM, esta conformado por cuatro documentos de los cuales se mostraron anteriormente tres de ellos. El otro formulario que lo integra es la Lista de Distribución de Documentos del SGC, la cual solo fue actualizada su revisión, ya que no puede ser llenada todavía por que no han sido distribuidos documentos actualmente. A continuación se muestra la revisión anterior y la revisión actual de la Lista de Distribución de Documentos del SGC:

Lista de Distribución de Documentos del SGC. Revisión: 4

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LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Lista de Distribución de Documentos del SGC (Actualizada). Revisión: 5

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LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Conclusiones

De acuerdo al estudio realizado, se plantean las siguientes conclusiones:

• En el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua; el Control de Registros y el Control de Documentos se encuentra desactualizado, debido a que el tiempo de retención de muchos archivos ha culminado y muchas revisiones no se encuentran vigentes.

• El Control de Registros y el Control de Documentos que se maneja en el Departamento de MCIM, es basado en la Norma ISO 9001:2000 requisitos de documentación. Permitiendo mayor flexibilidad a la organización en cuanto a la forma que escoge para documentar su SGC, permitiendo que cada organización desarrolle la mínima cantidad de documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la eficacia de su SGC.

• Los documentos y registros de mantenimiento los manejan los Jefes de Sección, Técnicos e Ingenieros de Mantenimientos y el Coordinador de la Calidad. Todo el personal tiene acceso a la documentación técnica y administrativa del SGC, de la Gestión administrativa y la Gestión de mantenimiento responsabilidad del Departamento de MCIM.

• El tiempo de retención de un archivo activo oscila entre 3 o 4 años. También existen registros que no poseen tiempo de retención que se encuentran activos cada vez que se actualice esto es aplicado exclusivamente a los documentos del SGC.

• Para desincorporar un documento su tiempo máximo de retención debe haber culminado y de esta manera debe ser colocado en los archivos inactivos.

• La actualización del Control de Registro y Control de Documentos básicamente se realiza con la desincorporación de archivos obsoletos, el cual se ejecuta dependiendo del tiempo de retención en archivo activo que tenga el documento para luego proceder al cumplimiento de la disposición final del mismo, que pueden ser destrucción manual (documentos de medio físico) o borrado de disco duro (documentos de medio electrónico).

Recomendaciones

Con respecto a las conclusiones anteriores se recomienda lo siguiente:

• Realizar periódicamente revisiones a la Lista Maestra y al Control de Registro, para tomar acciones correctivas que disminuyan los hallazgos y los reportes de no conformidad relacionada a la Norma COVENIN ISO 9001:2000, para mantener la certificación y la mejora continua de la empresa.

• Velar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de CVG-EDELCA

• Actualizar al personal acerca de todos los procedimientos y normas establecidos para el manejo del Control de Registro y Control de Documentos.

• Informar al personal sobre la implementación de las mejoras realizadas a la Lista Maestra y al Control de Registro y la importancia de su uso.

• Mantener un orden sobre el préstamo, la entrega y la ubicación de cada documento y registro del Departamento por medio de un formulario personal de ubicación de documentos.

• Abrir una carpeta en físico y digital de los archivos inactivos, y documento obsoletos para que al momento de realizar las futuras actualizaciones, sea mas rápida la búsqueda de los documento.

• Utilizar en el soporte digital donde se encuentran el Control de Registro y el Control de Documentos color de relleno donde cada color tenga su significado.

• El uso continuo de las Listas Maestra de Documentos previene el uso no intencionado de documentos obsoletos, aplicando una adecuada y clara identificación de la documentación en el caso de que se mantenga por cualquier razón con el pasar del tiempo.

• El establecimiento de una Instrucción de Trabajo, que permita plantear los pasos a seguir para actualizar el Control de Documentos y el Control de Registros, e incorporar las modificaciones ejecutadas a la documentación que forma parte del SGC.

Bibliografía

• CVG EDELCA (2005, Agosto) Manuales de Organización. Emitido: División de Planta Macagua.

• CVG EDELCA (2006, Septiembre) Manual de la Calidad de la División de Planta Macagua. Emitido: División de Planta Macagua.

• CVG EDELCA (2006, Septiembre) Glosario del Sistema de Gestión de la Calidad. División de Planta Macagua.

• Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (Código: PRO-SGC-001, Rev. 5) División de Desarrollo de la Organización.

• Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad (Código: PRO-160-002, Rev. 4) División de Desarrollo de la Organización.

• Barazarte, Kellys y Caraballo, Melissa. (2005). Diseño y actualización de la documentación necesaria del Dpto. de Proyectos de Microcentrales de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA, enfocada hacia un Sistema de Gestión de la Calidad, cumpliendo con los requisitos exigidos por la NVC ISO 9001:2000.

• Bravo, Oscar. (2005). Diseño y actualización de los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad del Departamento de Microcentrales de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA.

• Elaboración de referencias y citas según las normas de la American Psychological Association (APA), 5ª Edición.

• Hernández S, Fernández C. y Baptista, P. (2003) Metodología de la Investigación. México. McGraw- Hill.

• Hurtado León, I.; Toro Garrido, J. 1998.

• Normas Internacional ISO 9001-2000. Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario. 2000.

• Normas Internacional ISO 9001-2000. Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos. 2000.

• Normas Venezolanas COVENIN ISO 9000:2000, Sistema De Gestión de la Calidad. Fondonorma.

REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

• http://intranet.edelca.com.ve/

• http://www.google.com

• http://www.fondonorma.org.ve

Anexos

Lista Maestra de Documento. Revisión: 5

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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Control de Registro de la Calidad. Revisión: 4

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CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD

Lista de Revisión de Documentos del SGC. Revisión: 5

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LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Lista de Distribución de Documentos del SGC. Revisión: 5

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LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA
DE GESTION DE LA CALIDAD

DEDICATORIA

A Dios, por darme la fuerza para seguir luchando cada día y por acompañarme en cada momento.

A mis padres Antonio y Elizabeth por el amor y la ayuda que me han dado en todo lo que me he propuesto. Gracias a ellos soy quien soy y son las personas que más quiero en este mundo.

A mis hermanos Rafael y Nando porque siempre me han apoyado en mis estudios y son el mejor ejemplo a seguir. Gracias por creer en mí. ¡Los quiero mucho hermanos!.

A mis hermanas Yetsa y Yetsi por su amor, comprensión y apoyo incondicional que me han dado a lo largo de mi existencia. ¡Las quiero!.

A mis sobrinos Alejandra, Eyersont, Chiqui y Aarón por su amor y simpatía. Niños son la mayor alegría de mi vida.

Yelisbeth Salazar

AGRADECIMIENTOS

A Dios por ser mi guía espiritual, dándome perseverancia y constancia a lo largo de mis estudios.

A mis padres, hermanos y familiares por apoyarme y estar conmigo en todo momento.

A la UNEXPO por ser mi casa de estudio y por brindarme la oportunidad de formarme como profesional.

A los Profesores del Departamento de Ingeniería Industrial de la UNEXPO por enseñarme todas las herramientas y técnicas empleadas en la carrera de Ingeniería Industrial.

A CVG EDELCA por darme la oportunidad de realizar mi práctica profesional.

A todo el personal que laboran en el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación, por el tiempo dedicado y su valiosa información suministrada en la realización de este informe.

A mi Tutora Industrial Ing. Lenny Rojas, por su tiempo, su apoyo y su valiosa colaboración para que pudiese terminar este informe. Fue una gran oportunidad contar su ayuda.

A mi Tutora Académico Ing. Scandra Mora, por orientarme, guiarme y ser parte de mi formación como profesional.

A mis amigos Martin, Rosimar y Anni por su amistad y estar presente en todo momento dándome fuerzas para seguir adelante. Son los mejores amigos. ¡Los quiero!.

A todos mis compañeros de clase por su ayuda y apoyo incondicional.

GRACIAS

Yelisbeth Salazar

Autor:

Salazar Torres, Yelisbeth Ysabel

(Julio 2008), ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DE CONTROL E INSTRUMENTACIÓN DE LA DIVISIÓN DE PLANTA MACAGUA DE CVG EDELCA.

Práctica Profesional. Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial.

Tutor Académico: Ing. Scandra Mora.

Tutor Industrial: Ing. Lenny Rojas.

Enviado por:

Iván José Turmero Astros